Optagelse af telefonsamtaler

Læs hvordan vi behandler telefonsamtaler, der optages til uddannelsesformål

For løbende at forbedre vores service, kan vi optage og transskribere indgående telefonsamtaler mellem dig og os. Vi anvender optagelserne og transskriberinger til uddannelsesmæssige formål, som vi har oplyst i telefonen (for at forbedre vores service, ønsker vi at optage samtalen til uddannelsesformål. Læs mere under ”Personoplysninger” på vores hjemmeside. Tast 1 for at acceptere optagelsen - ellers vent venligst).

Vi behandler dine personoplysninger, herunder optager og lagrer vi telefonsamtaler og foretager og lagrer transskriptioner, på baggrund af dit samtykke, som du afgiver ved at trykke 1 i telefonen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, henholdsvis databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a, jf. art. 6, stk. 1, litra a. Du har ret til at tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden ved at kontakte os.

Det er kun et begrænset antal personer, der har adgang til optagelserne/transskriptionerne. Dine personoplysninger vil kunne blive behandlet af vores databehandlere, herunder it-, service- og hostingpartnere, hvor data opbevares inden for og i visse tilfælde kan tilgås af servicepartnere fra lande uden for EU/EØS. Disse databehandlere behandler alene dine personoplysninger efter aftale med og instruks fra os.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

LB opbevarer optagede telefonsamtaler og transskriptioner i 30 dage, hvorefter de løbende slettes automatisk. 

Hvis du eller din samtalepart i LB gør brug af rettighederne i databeskyttelsesforordningen ved fx at anmode os om indsigt i en optagen telefonsamtale/transskription (inden den slettes automatisk efter 30 dage), vil vi i forbindelse med anmodningen gennemgå og herefter kunne gemme disse i op til 3 år, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, mens øvrige personoplysninger håndteret som led i behandlingen af anmodningen gemmes som dokumentation i op til 5 år. 

Hvis du - inden sletning automatisk foretages efter 30 dage - anmoder os om at begrænse behandlingen af en optaget telefonsamtale/transskription, vil det indebære, at vi er forpligtet til at opbevare optagelsen/transskriptionen i det tidsrum, som begrænsningen er gældende i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. 

Indgår en optaget telefonsamtale/transskription i en konkret klagesag eller tvist, slettes samtalen/transskriptionen, når klagen/tvisten er endeligt afsluttet i overensstemmelse med forældelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. 

Brugen af enkelte optagelser i konkrete tilfælde 

Håndtering af klager
Hvis du klager til os over forhold relateret til indholdet af en given samtale, som er blevet optaget/transskriberet og fortsat opbevares af LB, kan LB vælge at lytte/læse samtalen/afskriften igennem med henblik på at håndtere klagen og efter en konkret vurdering beslutte at gemme samtalen/afskriften som dokumentation og anvende disse i forbindelse med klagen/tvisten, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4, og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2. 

Compliance og risikostyring 
Vi kan i forbindelse med compliance og risikostyring udvælge stikprøver af optagne samtaler/transskriptioner med henblik på gennemgang heraf til brug for kontrol og sikring af LB’s overholdelse af interne og eksterne regler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4 og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.